Μοντέρνοι τρόποι: Εθιμοτυπία εικονικών συναντήσεων

Μοντέρνοι τρόποι: Εθιμοτυπία εικονικών συναντήσεων

September 30, 2022 0 Von admin

Πέρυσι ξεκινήσαμε την κουβέντα για την «εθιμοτυπία» απευθυνόμενοι Εθιμοτυπία επικοινωνίας σε ένα κατανεμημένο εργατικό δυναμικό. Αυτό το άρθρο τόνισε γιατί είναι ζωτικής σημασίας να καθιερώσετε μια εθιμοτυπία επικοινωνίας που να είναι προσβάσιμη και να εφαρμόζεται παγκοσμίως σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Μία από τις κύριες μεθόδους που χρησιμοποιούν οι ομάδες για να επικοινωνήσουν είναι μέσω «συναντήσεων». Δεδομένου ότι οι συναντήσεις είναι η πηγή ζωής των απομακρυσμένων εργαζομένων, πηγαίνουμε το μάθημα εθιμοτυπίας επικοινωνίας ένα βήμα παραπέρα, απευθυνόμενοι σε εικονικές συναντήσεις.

Στοιχεία εθιμοτυπίας εικονικής συνάντησης

Έχετε την ευκαιρία να αποφασίσετε τι σημαίνει εθιμοτυπία εικονικών συναντήσεων για τον οργανισμό και την ομάδα σας. Ο ίδιος κωδικός δεν θα λειτουργεί για όλες τις συσκέψεις. Η κατάλληλη εθιμοτυπία θα εξαρτηθεί από το είδος της συνάντησης και τη σχέση μεταξύ των ατόμων που θα παρευρεθούν.

Κάλεσμα Συνάντησης

Η εθιμοτυπία ισχύει για όλους—τον διοργανωτή/οικοδεσπότη της συνάντησης και τους συμμετέχοντες. Το καθένα έχει τον δικό του κώδικα που πρέπει να ακολουθήσει. Οι ευθύνες του οικοδεσπότη ξεκινούν με την απόφαση να συγκληθεί μια συνάντηση. Είναι πραγματικά απαραίτητο; Υπάρχει άλλος τρόπος για να πετύχετε αυτό που χρειάζεστε; Επιφυλάξτε συναντήσεις για συζητήσεις και αποφάσεις, δεν πληροφορίες αναφοράς.

Δείξτε σεβασμό για τους άλλους όταν προγραμματίζετε μια συνάντηση. Μην προγραμματίζετε διαδοχικές συναντήσεις όλη την ημέρα. Οι άνθρωποι χρειάζονται χρόνο για να επικεντρωθούν στην πραγματική τους εργασία.

Ορίστε μια ημερήσια διάταξη για κάθε συνάντηση, ακόμα κι αν αυτή αποτελείται από μερικά σημεία. Ο οικοδεσπότης θα πρέπει να στείλει μια ατζέντα που να περιγράφει τον σκοπό της συνάντησης, ακόμα κι αν είναι δοκιμαστική, με την πρόσκληση της συνάντησης—αυτό είναι απλώς ευγενικό. Εάν προσκληθείτε σε μια συνάντηση χωρίς ατζέντα, ζητήστε μια για να αποφασίσετε αν θα παρευρεθείτε ή όχι. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ατζέντα για να ορίσετε προσδοκίες, όπως ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση κάμερας/μικροφώνου.

Προετοιμασία για συνάντηση

Ως συμμετέχων, το καθήκον σας είναι να αναθεωρήσετε την ημερήσια διάταξη και τυχόν υλικό που αποστέλλεται από τον οικοδεσπότη πριν από τη συνάντηση. Βεβαιωθείτε ότι η τεχνολογία σας είναι έτοιμη για χρήση. Αφήστε χρόνο πριν από τη συνάντηση για πνευματική μετάβαση, ώστε να είστε πλήρως παρόντες. Συνδεθείτε νωρίς εάν αισθάνεστε την ανάγκη να συνομιλήσετε, ώστε να μην παρεισφρήσετε στην ώρα που προορίζεται για την ατζέντα. Ντυθείτε κατάλληλα και με σεβασμό. Μην αποσπάτε την προσοχή—μια εικονική εντολή συνάντησης που πρέπει πάντα να την προσέχετε.

Σκέψεις βίντεο

Ακολουθήστε το καθιερωμένο πρωτόκολλο συνάντησης όταν αποφασίζετε εάν θα ενεργοποιήσετε ή θα απενεργοποιήσετε την κάμερά σας. Χρησιμοποιήστε ένα εικονικό υπόβαθρο εάν ανησυχείτε για το πραγματικό σας υπόβαθρο ή εάν πιστεύετε ότι το υπόβαθρό σας μπορεί να σας αποσπά την προσοχή. Αλλά μην γίνετε το κέντρο της προσοχής χρησιμοποιώντας ένα εικονικό φόντο που αποσπά την προσοχή. Αξιολογήστε την κατάσταση του φωτισμού σας – το να κάθεστε στο σκοτάδι ή σε ένα έντονο φως μπορεί επίσης να σας αποσπάσει την προσοχή.

Προβλήματα ήχου

Βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε τι είναι το πρωτόκολλο σύσκεψης για τα μικρόφωνα: ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση σίγασης. Εάν τα μικρόφωνα είναι ενεργοποιημένα, βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε σε ένα ήσυχο δωμάτιο με τον ήχο του τηλεφώνου σας και τις ειδοποιήσεις του υπολογιστή σας απενεργοποιημένες. Εάν χρειάζεται να κρατάτε σημειώσεις, είτε πάρτε τις με το χέρι είτε απενεργοποιήστε το μικρόφωνό σας εάν τις κρατάτε στο πληκτρολόγιο ή στο φορητό υπολογιστή σας.

Διεξαγωγή συνάντησης

Εάν είστε ο οικοδεσπότης, ξεκινήστε τη συνάντηση εγκαίρως. Είναι άδικο για όσους εμφανίζονται στην ώρα τους να πρέπει να περιμένουν τους άλλους—και είναι άδικο να σπαταλούν τον χρόνο τους.

Μοιραστείτε την ατζέντα στην οθόνη και μείνετε σε αυτήν. Εάν προκύψουν άσχετα ζητήματα, συμφωνήστε να τα μεταφέρετε στο «χώρο στάθμευσης» για εξέταση κάποια άλλη στιγμή, εκτός εάν όλοι επιμένουν να τα αντιμετωπίσουν αυτή τη στιγμή.

Όταν μοιράζεστε την οθόνη σας, να έχετε επίγνωση του τι μπορεί να δουν οι άνθρωποι στις καρτέλες, στη γραμμή εργαλείων ή στα αναδυόμενα παράθυρα ειδοποιήσεων.

Συμμετοχή σε συνάντηση

Δείξτε λίγο σεβασμό χωρίς να κάνετε πολλές εργασίες—όλοι ξέρουν τι κάνετε όταν το φως της οθόνης στο πρόσωπό σας αλλάζει συνέχεια. Ούτε σνακ.

Δημιουργήστε πρωτόκολλο για τη χρήση του πλαισίου συνομιλίας. Αυτό που λειτουργεί κατά τη διάρκεια μιας εικονικής συνομιλίας καφέ μπορεί να μην είναι πάντα κατάλληλο κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης εργασίας. Μια συνομιλία που τρέχει παράλληλα με μια συνάντηση μπορεί να αποσπά την προσοχή και να ασέβει αυτούς που μιλάνε—εκτός αν όλοι είναι εντάξει, εσείς αποφασίσετε.

Εάν επιτρέπεται η συνομιλία, μην υποθέσετε ότι όλοι την ακολουθούν. Μοιραστείτε τυχόν σχόλια που αξίζουν προσοχής ή τραβήξτε την προσοχή των ανθρώπων σε αυτά.

Εάν πρέπει να αποχωρήσετε από τη συνάντηση απροσδόκητα, ενημερώστε τον οικοδεσπότη ιδιωτικά. Εάν απομακρυνθείτε μόνο για να υπογράψετε για ένα πακέτο, απενεργοποιήστε την κάμερα και το μικρόφωνό σας και γράψτε μια σημείωση με το δεξί πίσω μέρος στη συνομιλία.

Συντονισμός και συμμετοχή σε συζητήσεις

Ο οικοδεσπότης της συνάντησης πρέπει να είναι έτοιμος να συντονίσει τις συζητήσεις, ώστε όλοι να έχουν την ευκαιρία να κάνουν τη φωνή τους να ακουστεί. Μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρωτόκολλο συμμετοχής—για παράδειγμα, σηκώνοντας ένα emoji ή πραγματικό χέρι. Ίσως χρειαστεί να καλέσετε άτομα που δεν συμμετέχουν, ώστε όλοι να αισθάνονται ότι περιέχονται και εκτιμώνται. Κρατώντας σημειώσεις στην οθόνη, οι άνθρωποι θα δουν ότι έχουν ακουστεί και ότι η φωνή τους έχει σημασία.

Ως συμμετέχοντες στη συνάντηση, όλοι χρειαζόμαστε αυτογνωσία. Εάν έχετε την τάση να διακόπτετε ή να „κουμπώνετε το μικρόφωνο“, τοποθετήστε μια αυτοκόλλητη σημείωση στην οθόνη σας για να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας να σταματήσετε και να σκεφτείτε πριν μιλήσετε. Η συνειδητοποίηση είναι η μισή μάχη.

Τερματισμός συνάντησης και παρακολούθηση

Η μεγαλύτερη παραβίαση της εθιμοτυπίας της εικονικής συνάντησης είναι να καλέσετε μια συνάντηση, να αφιερώσετε χρόνο στους ανθρώπους και μετά να μην κάνετε καμία ενέργεια. Δύο μήνες αργότερα, φέρνεις όλους πίσω και ξαναπερνάς όλη την παρωδία — αυτό είναι ασέβεια.

Πριν από τη λήξη της συνάντησης, ο οικοδεσπότης θα πρέπει να εξετάσει τυχόν βήματα δράσης και να αναθέσει ευθύνες και προθεσμίες (όταν είναι δυνατόν) για αυτά τα επόμενα βήματα. Μετά τη συνάντηση, στείλτε μια ανακεφαλαίωση των επόμενων βημάτων και ποιος είναι υπεύθυνος για αυτά.

Η εθιμοτυπία είναι ουσιαστικά ο σεβασμός ο ένας στον άλλον. Εάν ο οργανισμός σας θα επωφεληθεί από μια αξιόπιστη αξιολόγηση των πρωτοκόλλων και των διαδικασιών συνάντησης και επικοινωνίας, επικοινωνήστε μαζί μας για να δείτε πώς να ξεκινήσετε.