Συμβουλές για να κάνετε τον οργανισμό σας εικονικό

Συμβουλές για να κάνετε τον οργανισμό σας εικονικό

Oktober 1, 2022 0 Von admin

Με τα νέα για τον κορωνοϊό (COVID-19) να βαραίνουν βαριά στο μυαλό πολλών ανθρώπων, αρκετοί πελάτες μας μάς ρωτούν πώς να προετοιμαστούμε για απομακρυσμένη εργασία. Μόλις χθες, το κτίριο ενός πελάτη έκλεισε απροσδόκητα και τους είπαν να μαζέψουν τα πράγματά τους και να φύγουν. Πριν συμβεί κάτι τόσο δραματικό στον οργανισμό σας, θέλουμε να μοιραστούμε μερικές συμβουλές και στρατηγικές που θα σας βοηθήσουν να είστε προνοητικοί στην προσέγγισή σας σε αυτήν την αυξανόμενη κρίση υγείας.

Είναι ένα τεχνικό και νοητικό παιχνίδι

Πραγματικά, οι περισσότεροι άνθρωποι κατανοούν ότι οι τεχνολογικές ανάγκες θα πρέπει να καλυφθούν, αλλά οι «ψυχικές» ανάγκες του οργανισμού σας είναι εξίσου σημαντικές. Για να μεταβείτε με επιτυχία σε ένα εικονικό περιβάλλον, πρέπει να γνωρίζετε τη μοναδική νοοτροπία που εμπλέκεται στη διαχείριση αυτού του τρόπου. Για παράδειγμα, δεν έχουν όλοι ή δεν αισθάνονται άνετα να εργάζονται από το σπίτι. Επομένως, είναι ευθύνη της διοίκησης να βοηθά τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα με τον εικονικό χώρο εργασίας τους. Με το να είστε προετοιμασμένοι τόσο τεχνικά όσο και διανοητικά, μπορείτε να εξασφαλίσετε μια ομαλή μετάβαση στην εικονική εργασία.

Προετοιμασία της τεχνολογίας και των πρωτοκόλλων σας

  • Πρόσβαση σε Αρχεία
    • Εάν τα αρχεία βρίσκονται στο cloud, ζητήστε από την ομάδα σας να δοκιμάσει την πρόσβαση από απομακρυσμένες τοποθεσίες.
    • Εάν εξακολουθείτε να βασίζεστε σε VPN, βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετές άδειες και ελέγξτε το εύρος ζώνης σας στο γραφείο για να βεβαιωθείτε ότι είναι επαρκές Ή εκπαιδεύστε τους χρήστες ότι εάν όλοι συνδεθούν στο VPN ταυτόχρονα, θα υπάρξει επιβράδυνση!
    • Ας υποθέσουμε ότι δεν μπορείτε να προμηθεύσετε το προσωπικό σας με φορητούς υπολογιστές για να τους πάρετε στο σπίτι και να απαιτήσετε να χρησιμοποιούν προσωπικές συσκευές για εργασία. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να θεσπίσετε μια προσωρινή πολιτική που θα διασφαλίζει ότι το MSP ή το τμήμα IT πραγματοποιεί σάρωση για ιούς, κακόβουλο λογισμικό και ενημερωμένες ενημερώσεις κώδικα ΠΡΙΝ συνδεθείτε στο δίκτυό σας.
  • Πρόσβαση σε τηλέφωνα
    • Επειδή η τηλεφωνική κάλυψη μπορεί να είναι κρίσιμης σημασίας για τους οργανισμούς, οι ακόλουθες είναι οι ελάχιστες απαιτήσεις που πρέπει να θεσμοθετήσουν οι οργανισμοί κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου:
      • Ενεργοποιήστε το σύστημα του τηλεφώνου σας για να επιτρέπεται η πρόσβαση ή η προβολή των φωνητικών μηνυμάτων μέσω email.
      • Εάν αυτή η υπηρεσία δεν είναι διαθέσιμη, βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας γνωρίζει πώς να έχει πρόσβαση στον τηλεφωνητή της εξ αποστάσεως.
    • Ορισμένα τηλεφωνικά συστήματα είναι πιο εξελιγμένα, αλλά εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα είναι πιο περιορισμένο, προωθήστε τα τηλέφωνά σας και έχετε ένα τυπικό εξερχόμενο μήνυμα.
  • Πρόσβαση σε συναδέλφους/Συνεργασία

Τα παρακάτω είναι συγκεκριμένα τεχνικά εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί για να επιτρέπουν τη συνεργασία εξ αποστάσεως. Εξερευνήστε εάν τα έχετε ήδη (δηλαδή, το Teams μπορεί να προσφέρεται ως μέρος του πακέτου του Microsoft Office) ή εγκαταστήστε τα τώρα:

  • Ομάδες της Microsoft
    • Τηλεδιάσκεψη (Skype, Teams, Zoom, GoToMeeting, κ.λπ.)
    • Έχετε κάτι που θα σας βοηθήσει να συνδεθείτε με έναν συνάδελφο. Δημιουργήστε ένα «άτυπο» κανάλι α-σύγχρονης επικοινωνίας όπως το Slack (υπάρχει περιορισμένη δωρεάν έκδοση).
  • Εκτελέστε μια δοκιμή
    • Ζητήστε από την ομάδα σας να πάρει τους υπολογιστές στο σπίτι και να δοκιμάσει την πρόσβαση.
  • Μην σε πιάνουν απροειδοποίητα
    • Εάν ανησυχείτε πολύ, ορίστε το πρωτόκολλο τώρα που οι φορητοί υπολογιστές επιστρέφουν στο σπίτι κάθε βράδυ.

Προετοιμασία της νοοτροπίας σας

Αφού προετοιμάσετε την τεχνολογία και τα πρωτόκολλά σας, αφιερώστε λίγο χρόνο για να προετοιμάσετε τα μέλη της ομάδας σας. Θα χρειαστεί να αλλάξουν τη νοοτροπία τους από το γραφείο στο σπίτι. Οι παρακάτω συμβουλές μπορούν να βοηθήσουν στη διευκόλυνση της μετάβασης και στην αύξηση της παραγωγικότητας.

  • Σκόπιμα «στήστε έναν χώρο» προορισμένο για εργασία. Ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας σας να βρουν ένα χώρο στο σπίτι που να είναι άνετος και ήσυχος.
  • Μην προτείνετε το τραπέζι της κουζίνας ως χώρο εργασίας, αν μπορείτε να το αποφύγετε. Προσπαθήστε να δημιουργήσετε κάποιο φυσικό διαχωρισμό στον χώρο εργασίας σας από τον χώρο του «σπιτιού» σας.
  • Ορίστε τις αναμενόμενες ώρες εργασίας. Η ρουτίνα είναι σημαντική.
  • Εάν έχετε οικογενειακό σπίτι μαζί σας, βάλτε ένα όριο ώστε να γνωρίζουν πότε μπορούν να σας διακόψουν.
  • Μην «κάθεστε» στον υπολογιστή σας όλη μέρα. Σηκωθείτε, περπατήστε, πηγαίνετε μια βόλτα. Φροντίστε να μετακινηθείτε.
  • Εάν διευθύνετε απευθείας μια ομάδα, δημιουργήστε μια τακτική συνάντηση ομάδας για να δημιουργήσετε συνέχεια.

Για πιο εκτενή καθοδήγηση, ανατρέξτε στο eBook μας, το οποίο περιέχει πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του Slack, του Teams και πολλές ακόμη πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να κάνετε μια επιτυχημένη μετάβαση στην εικονική εργασία.

Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερες βέλτιστες πρακτικές για τη μεταφορά του οργανισμού σας σε απομακρυσμένη εργασία, επικοινωνήστε μαζί μας στο [email protected]